fonction Achats
Le processus d'achats recouvre l'ensemble des fonctionnalités liées aux objets: demande d'achats, appel d'offres, commande d'achat, réception de produits, retour fournisseur, facture fournisseur et paiement.
En standard, l'application autorise la création de ces différents objets dans n'importe quel ordre et chaque objet peut être pré-rempli par un autre: par exemple, la facture peut être créée avant la réception des marchandises et le document de réception peut être alimenté par les informations issues de la facture. En fonctiond des besoins, des restrictions peuvent néanmoins être ajoutées pour tenir compte des règles de gestion internes à l'entreprise.
De même, tous ces objets peuvent être intégrés dans des workflows. Par exemple, un requête d'approbation peut être rendue nécessaire pour toute commande dépassant un montant spécifié.
Sommaire
- Demande d'achat
- Appel d'offres
- Commande d'achat
- Réception
- Retour fournisseur
- Facture fournisseur
- Paiement
Demande d'achat
Les demandes d'achat représentent l'expression d'un besoin d'approvisionnement (matières premières, accessoires de bureau, etc.) émis par un département de l'entreprise. Elles peuvent être créées manuellement ou automatiquement en fonction des stocks disponibles. Elles peuvent être utilisées en préalable à un appel d'offres pour consolider les besoins de l'entreprise.
Appel d'offres
Les appels d'offre sont des documents pouvant être envoyés à une liste pré-définie de fournisseurs afin d'obtenir des devis. Les réponses à ces appels d'offre peuvent être insérées dans le système directement par le fournisseur à travers le web store ou bien saisies manuellement. Une fois toutes les réponses reçues, le système est en mesure de sélectionner automatiquement la/les meilleur(es) offre(s) en fonction des critères choisis (prix, date, quantité...). Les commandes d'achat correspondants correspondantes peuvent alors être générées.
Commande d'achat
Une commande d'achat peut être saisie manuellement dans le système ou générée (et éventuellement consolidée) à partir de demandes d'achat, d'appels d'offre, de commandes de vente ou bien de projets. Suite à sa création, une commande d'achat peut être rapprochée des réceptions de marchandise et/ou les factures fournisseur afin de tracer, en permanence, sa situation. Ainsi, lorsque tous les objets commandés ont été reçus et facturés, la commande correspondante peut se fermer automatiquement.
Réception
La réception physique des marchandises, matières premières... est représentée dans le système par l'objet Réception. Les réceptions peuvent être saisies à partir de la facture fournisseur, à partir de la commande d'achat ou manuellement. Dans tous les cas, elle doit représenter ce qui a été effectivement reçu et non ce qui devait l'être. On peut y préciser si des produits sont arrivés endommagés et le workflow peut imposer la validation du comptage par un autre employé, par exemple.
Retour fournisseur
Compiere peut automatiser le processus de retour des produits au fournisseur (RMA fournisseur). L'objet RMA est lié à la commande d'achat originale et à la réception. Il peut se référer aux conditions de retour des produits pour vérifier s'ils sont susceptibles d'être renvoyés. Par la suite, le retour pourra être rapproché d'un éventuel avoir fournisseur ou le générer.
Facture fournisseur
La facture fournisseur peut être saisie dans le système à partir du document émis par le fournisseur ou généré à partir de la commande d'achat ou de la réception.
Paiement
Les paiements peuvent être saisis immédiatement à la réception de la facture ou des produits ou bien lorsque l'utilisateur le souhaite. Ce paiement peut être rapproché de zéro, une ou plusieurs factures.